Организация систем управления проектами: работа как по нотам

15.12.2010 | Служба новостей Росфирм

Организация систем управления проектами: работа как по нотам

В деятельности каждой компании можно выделить две основные функции - процессирование - выполнение базовых функций и проектирование. Если процессы относительно легко анализируются и при необходимости корректируются, утверждаются инструкции, расписание, финансирование, то с проектной деятельностью нередко возникают проблемы. Дело в том, что проекты менее предсказуемы. Поэтому не достаточно грамотное управление ими порой ведет ко вполне ощутимым потерям. В то же время успешное управление проектами и реализация смелых идей, подкрепленных хорошей материальной базой обычно дает положительный результат.

Управление проектами, как основная составляющая функционирования предприятия
Особенности функционирования некоторых компаний основаны на организации управления проектами - к примеру, строительные организации, фирмы по разработке маркетинговых концепций, девелоперские агентства. В крупных корпорациях нередко применяется исключительно проектный подход - создаются задачи, назначается круг исполнителей, выбирается система управления проектами. Таким образом, каждый член команды, ответственной за реализацию проекта, четко понимает свои задачи, поэтому и выполнение их происходит куда более успешно, чем в наших национальных традициях «на авось» или «из-под палки». Для большинства компаний, однако, организация управления проектами - слабое место, и квалифицированная помощь в этом вопросе им жизненно необходима.

Организация управления проектами: всё работает, как часы
Сложность управления проектами состоит в том, что это цельный живой организм, и от того, какое влияние оказывается на одну её часть, зависит и эффективность других компонентов. В этой связи необходимо четкое соблюдение баланса, которое приходит лишь через понимания всех деталей работы системы управления проектами.

Обычно процессы управления проектами делят на несколько групп, каждая из которых реализует свой набор функций:

1. Инициация - охватывает область принятия решения о начале работы над проектом.
2. Планирование - выявление целей, критериев успешности результата, разработка реальных схем по достижению этих целей.
3. Исполнение - управление персоналом, назначение сотрудникам заданий, определение поставщиков ресурсов, схемы сбыта.
4. Анализ - один из наиболее важных процессов, который в той или иной степени присутствует в других группах. Здесь определяется, соответствует ли процесс исполнения установленным критериям успеха, и нужно ли корректировать какие-либо схемы достижения целей.
5. Управление - согласование, утверждение и использование на практике воздействий, корректирующих ход работ.
6. Завершение - оформление и формализация полученных результатов, упорядочивание и представление их.

Преимущества использования системы управления проектами
Каждая компания на том или ином этапе испытывает нехватку в ресурсах, в первую очередь информационных, а также в людях, способных оценить сложившуюся ситуацию максимально объективно. Собственная система управления проектами поможет выполнять только те задачи, которые лежат в рамках общей стратегии компании. При этом снижается объем «бумажной работы» - большая часть отчетов генерируется автоматически; кроме того, снижается стоимость отдельных проектов и число людей, в них вовлеченных.

Управление проектами происходит в единой среде, за счет чего информация, необходимая для принятия того или иного решения, подготавливается и выдается максимально быстро. Степень контроля бизнес-процессов повышается - каждый из них можно отследить в режиме реального времени.

Система управления проектами может реализовываться как специалистами консалтинговых фирм, так и силами сотрудников предприятия при участии аналитиков и аудиторов.

Предыдущая | Следующая